Dit artikel verscheen eerder in Windows Magazine , (c) Eric Schreiber en Duncan Bool van iTree, info@itree.nl

 

Exchange Server in de praktijk
Veel meer dan een e-mail-server

Eric Schreiber en Duncan Bool

Grote delen van Nederland, inclusief het bedrijfsleven, kennen inmiddels het gemak van e-mail. Maar efficiënt communiceren is meer dan e-mailen. Met Microsoft Exchange Server 5.5 kunnen u en uw collega's zowel interne als externe e-mail verzenden, maar u kunt ook uw eigen (en elkaars) elektronische agenda raadplegen, samen aan documenten werken en het gebruik van de huisstijl automatiseren. In een reeks artikelen zullen de vele mogelijkheden aan de orde komen die Exchange biedt om de communicatie te stroomlijnen.

Door de explosieve groei van het Internetgebruik is e-mail de laatste jaren gemeengoed geworden. Vooral het zakelijk gebruik van e-mail is niet meer weg te denken. Het is gemakkelijk, snel en daardoor laagdrempelig. Bestanden als 'attachment' verzenden is in de meeste bedrijven heel gewoon geworden, medewerkers maken afspraken via e-mail en onderhouden contacten met klanten en leveranciers via dit nieuwe medium.

Maar elektronische communicatie gaat verder dan e-mail. De technologie stelt ons in staat om met meerdere personen samen te werken aan één document, om de workflow te regelen en formulieren te standaardiseren. En daar is ook behoefte aan. Microsoft biedt met Exchange Server 5.5 een programma dat in deze behoefte kan voorzien.

Veel mensen denken dat Microsoft Exchange Server uitsluitend een e-mailserver is. Dat is niet vreemd, omdat Exchange met name voor deze toepassing wordt ingezet. Maar Exchange is oorspronkelijk meer in het algemeen bedoeld om verschillende personen elektronisch te laten samenwerken. Het is een 'client/server messaging systeem' dat een organisatie voorziet van geïntegreerde e-mail, agendabeheer, documentbeheer, elektronische formulieren en maatwerkapplicaties.

In deze artikelenserie gaan we dieper in op het gebruik, de installatie en de mogelijkheden van Microsoft Exchange Server 5.5.

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

Architectuur van Exchange

Om de volledige functionaliteit van Exchange te kunnen begrijpen is het noodzakelijk om te weten hoe Exchange is opgebouwd. Exchange bestaat uit twee groepen componenten: de kerncomponenten en overige componenten.

Kerncomponenten

De kerncomponenten van Exchange zijn de System Attendant, de Directory Service, de Messaging Transfer Agent (MTA) en de Information Store. Zij versturen berichten, slaan informatie op en bieden zogeheten directory services.

De Systeem Attendant verzorgt de berichtenservice. Dat doet hij door een aantal taken te verrichten: hij maakt automatisch e-mailadressen voor nieuwe medewerkers aan, zorgt ervoor dat harddiskruimte niet bezet wordt gehouden door verwijderde objecten, onderhoudt de routeringtabel (waarin staat hoe e-mail naar mensen buiten de organisatie komt) en houdt de Message Tracking Log bij (waarin wordt geregistreerd welke weg een bericht heeft afgelegd).

De Directory Service biedt overzicht over de hiërarchische structuur van objecten binnen een organisatie. Het geeft een totaalbeeld van hoeveel mensen, e-mailadressen, servers enzovoort er zijn. Als men meerdere Exchange Servers heeft, dan zorgt de Directory Service er ook voor dat alle servers binnen de organisatie dezelfde informatie bevatten.

De Message Transfer Agent zorgt dat een e-mailbericht naar de juiste persoon wordt verzonden. Het adressenbestand kan niet alleen e-mailadressen bevatten, maar ook adressen voor andere systemen zoals Lotus Notes.

De Information Store omvat twee onderdelen: de Public Folders en de Private Folders. Beide zijn zogeheten containerobjecten die andere objecten kunnen bevatten. Een groep (container) omvat bijvoorbeeld tien gebruikers. In de Public Folder wordt informatie opgeslagen die voor meerdere gebruikers toegankelijk is, zoals gedeelde documenten en nieuwsgroepen. De Private Folder bevat persoonlijke informatie, zoals agendabestanden en inkomende post. Deze mappen zijn zonder de benodigde autorisatie niet toegankelijk.

Overige componenten

De overige componenten zorgen ervoor dat Exchange kan communiceren met andere programma's, zoals Internet Mail Service, Microsoft Free/Busy Connector en Web Access.

Met Web Access is het mogelijk om een Exchange Server met behulp van een webbrowser via het Internet te benaderen. Daarmee is het mogelijk om wereldwijd gebruik te maken van alle mogelijkheden die Exchange Server biedt. In een van de volgende afleveringen komen we terug op Web Access en de mogelijkheid om Exchange via het Internet te benaderen.

De Free/Busy Connector biedt de mogelijkheid om afspraken te maken op een tijdstip dat alle genodigden tijd hebben. Een vergadering waarbij veel mensen zijn uitgenodigd kan zo gemakkelijk, want automatisch, worden gepland. De Free/Busy Connector controleert de agenda's van alle genodigden en zoekt naar een tijdstip waarop iedereen kan. Vervolgens verstuurt Free/Busy Connector per e-mail een uitnodiging naar de genodigden terwijl hij de geplande tijd gereserveerd houdt. Wanneer iedereen de afspraak heeft bevestigd, wordt deze automatisch in de betreffende agenda's genoteerd. Het gereserveerde tijdstip wordt natuurlijk weer vrijgegeven wanneer een genodigde de afspraak annuleert.

De groep overige componenten kan, naar gelang de wensen van de organisatie, worden uitgebreid voor iedere communicatietoepassing. Voorbeeld van zo'n uitbreiding is een component die de vertaalslag maakt van een faxbericht naar e-mail en omgekeerd. Hiermee wordt het mogelijk om op elk werkstation faxberichten te versturen en te ontvangen. Enkele faxservers voor Windows NT (zie pagina 52) leveren zo'n faxuitbreiding voor Exchange mee.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine herfst 1999

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Met Microsoft Outlook Web Access kan informatie op de Exchange Server met behulp van een browser wereldwijd worden benaderd.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

De praktijk: 180 BV

'180 BV' is de onconventionele naam van het jongste reclamebureau van Nederland. Kort na de oprichting in oktober 1998 vroeg het bedrijf aan de eigen medewerkers aan welke eisen het computernetwerk zou moeten voldoen. De auteurs van dit artikel waren zowel bij deze inventarisatie betrokken als bij de erop volgende invoering van een passende oplossing.

Aangezien 180 een 'full service' reclamebureau is (wat betekent dat het reclame-uitingen in alle media kan verzorgen) en het in meer dan 40 landen publiceert, werd het lijstje met wensen waaraan dit netwerk zou moeten voldoen behoorlijk groot. Snel kunnen communiceren via e-mail was een must.

De verschillende afdelingen binnen 180 moesten op eenvoudige en snelle wijze kunnen communiceren met klanten, fotografen, ontwerpers, regisseurs en producenten. Net alleen de externe, ook de interne communicatie werd belangrijk gevonden. Onder interne communicatie werd onder meer verstaan: het maken van planningen, het gezamenlijk werken aan documenten en ontwerpen, het gebruik van één huisstijl in alle documenten en het maken van afspraken.

De meeste werknemersvan 180 werken op pc's, maar op de ontwerpafdeling worden Apple-computers gebruikt. Daarom was het noodzakelijk om een multi-platformoplossing te vinden.

Het netwerk

Windows NT Server 4 werd als besturingssysteem voor het netwerk gekozen. Binnen het NT-domein zijn drie servers aanwezig.

Op de eerste server, de Primary Domain Controller (PDC), is ook Exchange Server geïnstalleerd. Op deze server vindt de autorisatie plaats van mensen die inloggen en gebruikers die bestanden of diensten benaderen. Voor het verzenden van e-mail naar het Internet heeft deze server een eigen vaste verbinding. Ook wordt op deze server de backup van het gehele netwerk gemaakt. De tweede server is de Backup Domain Controller (BDC). Deze fungeert als fileserver voor de pc's en de Apple computers. De derde server (BDC) is een proxyserver die de toegang tot het Internet biedt. Deze server heeft een eigen dubbele kabelverbinding met het Internet.

Exchange Server 5.5 moet de communicatiebehoeften van alle 22 medewerkers van 180 vervullen. Voordat Exchange werd geïnstalleerd, is eerst uitgezocht hoe het programma zou worden gebruikt. Wij bekeken welke applicaties en diensten (zoals agenda's, e-mail en public folders) de gebruikers nodig hadden en hoe Exchange met het Internet kon worden verbonden.

Deze factoren bepalen de eisen die aan de hardware worden gesteld, de benodigde trainingen, de behoefte aan opslagcapaciteit en hoe de gebruikers in groepen moeten worden ingedeeld.

Omdat het een klein bedrijf betreft, kozen wij voor een configuratie met één Site. Een Site is het hoogste containerobject binnen de Exchange Directory Service. De Site omvat de Exchange Server, alle gebruikers, de systeem folders en de Public Folders.

Mailadressen

De sitenaam bepaalt onder andere hoe e-mailadressen er standaard uitzien bij postverzending over het Internet. De Site van 180 heet 180bv. Bij het genereren van e-mailadressen gebruikt Exchange 180bv als standaardnaam. Aan iedere gebruikersnaam wordt @180bv.com toegevoegd om een e-mailadres te creëren. Dit is echter niet het juiste adres. Een e-mailadres van 180 moet eindigen op @180bv.nl. Om dit aan te passen moest de Internet Mail Service worden geïnstalleerd. Deze service geeft, met behulp van een wizard, de mogelijkheid om Exchange als Internet E-mail Server te gebruiken. De wizard vraagt om de naam van het Internetdomein en verandert de toevoeging @180bv.com in @180bv.nl.

Op deze manier werd Exchange geconfigureerd als mailserver, voor zowel de interne als de externe e-mail. Overigens is het verstandig om Exchange te installeren vóórdat men gebruikers in het NT-domein aanmaakt. Exchange voegt dan namelijk een extra optie toe aan de User Manager for Domains (NT), die je de mogelijkheid biedt om Exchange automatisch e-mailadressen te laten aanmaken wanneer er gebruikers worden toegevoegd. Dit bespaart veel dubbel werk.

Hiermee was de installatie van een basisnetwerk voltooid.

Client-installatie

Ieder mailprogramma dat het PostOffice Protocol (POP3) ondersteunt kan met Exchange e-mail uitwisselen. Maar de overige toepassingen van Exchange, zoals de agenda en het adressenboek, kunnen pas worden benut wanneer het meegeleverde client-programma Microsoft Outlook wordt gebruikt.

Bij 180 wordt op de Windows-werkstations Outlook 98 als client gebruikt en op de Apple-computers Outlook voor de Macintosh (Exchange Server edition). Deze twee versies van Outlook hebben bijna dezelfde functionaliteit en interface. Het grootste verschil tussen de Apple- en Windowsversie is de agenda. De agenda van de Apple maakt gebruik van Schedule+, in de Windowsversie is de agenda een onderdeel van Outlook. Hierdoor is het niet mogelijk om vanaf een Apple-computer de agenda van een Windowsgebruiker te openen, maar het heeft geen invloed op de werking van de eerder genoemde Free/Busy Connector. Het is wel mogelijk om vanaf een Windows-pc een agenda op een Apple te openen. Binnen 180 is één persoon aangesteld om de agenda's centraal te beheren. Overigens kunnen de gebruikers ook afspraken in hun agenda aanmerken als privé. Andere gebruikers zien dan dat er een afspraak staat, maar niet wat deze afspraak inhoudt.

Gegevens delen en bewaren

Om gebruikers toegang te kunnen geven tot elkaars agenda en adressenboek (contacts) is het noodzakelijk dat de Outlook-bestanden op een gedeelde plaats in het netwerk worden opgeslagen. Daarom zijn tijdens het aanmaken van Outlook-profielen op de clients geen Personal Folders geïnstalleerd. Deze folders worden namelijk op de lokale harde schijf van de client aangemaakt en zijn niet toegankelijk voor derden. Bijkomend voordeel is dat de centraal opgeslagen Outlookbestanden in het backupproces worden meegenomen.

De werknemers van 180 die gebruik maken van een laptop hebben twee Outlookbestanden. Eén bestand staat op de lokale harde schijf en wordt 'onderweg' gebruikt. Het andere bestand staat op de server en wordt gebruikt als de gebruiker verbinding heeft met het netwerk. Zodra een gebruiker inlogt op de Exchange Server, worden de twee bestanden gesynchroniseerd, zodat beide up-to-date zijn. Tijdens de installatie van Outlook op de client kan worden aangegeven dat het een draagbare computer betreft.

In de toekomst wil 180 de formulierenfunctie van Exchange gaan benutten. Het grote voordeel hiervan is dat de opmaak van de standaarddocumenten, zoals een faxbericht of e-mailbericht, altijd hetzelfde is, zonder dat de gebruiker daaraan hoeft te denken. In een volgend artikel komen we hierop terug.

Ook zullen we aandacht besteden aan Outlook Web Access, Exchange Server en Windows NT RAS; Office 2000 en Exchange; de relatie tussen Exchange en andere Microsoft Backoffice Servers; de Exchange Move Server en diverse beheersapplicaties van Exchange.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine herfst 1999

 

Het Amsterdamse 180 BV is een 'full service' reclamebureau dat een compleet communicatie- netwerk met Exchange Server opzette

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

Outlook Web Acces

Met Outlook Web Access kunnen bedrijven de technologie combineren van HTML en Exchange Server (dat groepsgewijs agenda's en andere informatie laat delen). Op die manier kunnen zij een webbased applicatie bouwen.

Via Outlook Web Access kan de Exchange Server worden benaderd met een webbrowser, mits deze Java ondersteunt. Zo kunnen gebruikers e-mails op afstand lezen en verzenden, publieke mappen benaderen, adreslijsten gebruiken en hun agenda bijhouden. Voor deze functionaliteit is geen aparte client, zoals Outlook, meer nodig. Vooral mensen die niet op kantoor zitten en toch hun e-mails willen lezen of hun agenda willen bijwerken, hebben veel profijt van deze functionaliteit van Exchange. De telewerker moet wel een Internetaansluiting hebben om hiervan te kunnen profiteren. En het kantoor moet een permanente verbinding hebben met het Internet.

Vereisten

Om Web Access te kunnen gebruiken, is naast Windows NT Server en Exchange Server, ook Internet Information Server (IIS, versie 3.0 of hoger) met Active Server Pages (ASP) nodig. De gebruikers moeten over een browser beschikken die Javascript en frames ondersteunt.

De werking

Bij Web Access werken vier belangrijke componenten samen: de webbrowser, de Internet Information Server, Active Server Pages en Exchange Server.

Wanneer iemand met een webbrowser zijn of haar e-mail wil bekijken, moet hij of zij de URL van de IIS-server op de adresbalk van de browser intypen (bijvoorbeeld http://IISServernaam/Exchange). De browser stuurt dan een vraag om informatie naar de IIS. Deze stuurt de aanvraag door naar de Exchange Server. De Exchange Server beantwoordt vervolgens het informatieverzoek dat de IIS heeft doorgegeven. Door middel van de Active Server Pages wordt de opgevraagde informatie in de vorm van een HTML-pagina doorgestuurd naar de webbrowser.

De Internet Information Server verzorgt ook de beveiliging. De IIS meldt de gebruiker aan bij het domein (de domaincontroller) en bij de Exchange Server. Als de gebruikersnaam en het wachtwoord bekend zijn, krijgt de bezoeker toegang tot de opgevraagde informatie. Web Access wordt geïnstalleerd wanneer tijdens installatie van Exchange deze optie wordt aangevinkt. Van de site van Microsoft kunt u een language pack downloaden wanneer u een andere taal voor de interface van Web Access wilt gebruiken: klik hier.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine winter 1999

 

 

E-mail in de browser

 

 

 

 

 

 

 


 


 

Remote Access Service

Wanneer het kantoor geen permanente verbinding met het Internet heeft (zodat er via die weg geen contact kan worden gelegd door telewerkers die werken buiten het bedrijf), kan Exchange Server ook worden benaderd via een inbelverbinding. Deze functionaliteit heet remote access (toegang op afstand).

Twee computers leggen via hun modems direct contact met elkaar.

Exchange Server maakt hiervoor gebruik van de Remote Access Server. Deze Server kan bijvoorbeeld draaien op een Windows NT Server of op een NT Workstation. Wij lichten de installatie en het gebruik van deze service hier toe voor Windows NT Server.

Server-installatie

Allereerst dient er een modem te zijn aangesloten en geïnstalleerd op de server. Daarna kan onder Network | Services in het Control Panel met Add de RAS geïnstalleerd worden. De modem moet daarna worden toegevoegd onder Remote Access Setup. Hier kan ook worden bepaald hoe de modem moet functioneren: alleen opnemen, alleen bellen of beide. Voor Remote Access moet de modem minimaal kunnen opnemen. Wanneer men wil dat de server terugbelt naar de gebruiker, moet de modem ingesteld worden op opnemen en ontvangen.

Voor alle beschikbare RAS-apparaten (waaronder modems) zijn de netwerkinstellingen in te stellen. Deze instellingen zijn opgedeeld in twee onderdelen: de Dial Out Protocols (bellen) en de Server Settings (opnemen). Onder dial out protocols worden de te gebruiken protocollen gekozen (Netbeui, TCP/IP en IPX). Onder Server Settings wordt bepaald hoe de client verbinding mag maken. Ook hier moeten de protocollen worden gekozen. Daarnaast kiest men de te gebruiken encryptie van het password. Bovendien kan men aangeven of de inbeller het volledige netwerk of alleen de server kan benaderen. Hiermee is de installatie van de Server voltooid.

De User Manager for Domains heeft nu een nieuwe optie genaamd: Dialin. Hier geeft men aan of de server terug moet bellen en zo ja, of dat een vast nummer moet zijn of een door de gebruiker bepaald nummer. De server verbreekt dan de verbinding op het moment dat de gebruiker is aangemeld bij het domein en belt daarna naar de gebruiker terug.

Het is veiliger om te kiezen voor terugbellen naar een vast nummer. Onbevoegden krijgen dan zelfs geen toegang tot het systeem als ze de juiste gebruikersnaam en wachtwoord hebben, maar vanaf een andere locatie bellen.

Client-installatie

Om in te kunnen bellen bij de Remote Access Server en contact te maken met Exchange Server, moet ook op de computer van degene die wil inbellen een aantal opties worden ingesteld. Vanzelfsprekend is hiervoor een modem nodig. We zullen de installatie beschrijven aan de hand van Microsoft Outlook.

In Outlook onder Extra | Services moeten Microsoft Exchange Server en Outlook-adresboek worden toegevoegd als informatieservices. Bij de eigenschappen van Microsoft Exchange Server voert u in welk telefoonnummer het modem moet kiezen en welke aanmeldingsinstellingen moeten worden gebruikt.

Wanneer men Remote Access gebruikt om met Outlook e-mailberichten van de Exchange Server te halen, verschijnen eerst alleen de berichtkoppen op het scherm. Vervolgens verbreekt Remote Access de verbinding om telefoonkosten te besparen. De gebruiker kan dan aangeven welke berichten of mappen hij wil inzien. Daarna legt hij opnieuw verbinding met de server en worden alleen de geselecteerde berichten gedownload en opslagen in een speciale offline map. Wanneer de gebruiker de computer direct op het netwerk aansluit, worden alle mappen en bestanden gesynchroniseerd.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine winter 1999

 

 

 

Onder dial out protocols worden de te gebruiken protocollen gekozen

 

Zakcomputers met Outlook synchroniseren

Wanneer men gebruikmaakt van een zakcomputer uitgerust met Windows CE, dat voorzien is van Pocket Outlook, kan men de agendainfomatie hierin synchroniseren met Outlook op de pc, zodra een verbinding tussen beide computers is gelegd. Ook moderne zakcomputers die niet met Windows CE zijn uitgerust, zoals de PalmPilot III of V of de Psion Series III, 5 of 7, kunnen hun agendagegevens met Outlook op de pc uitwisselen.

Bepaalde in Exchange Server ondergebrachte Outlook-gegevens als gedeelde adresboekjes kunnen echter niet altijd worden gesynchroniseerd. Wij hebben met verschillende zakcomputers wisselende ervaringen op dit punt. Windows CE kan gedeelde adresboekjes in Exchange Server bijvoorbeeld niet overnemen, het speciaal voor onze oude PalmPilot Basic-zakcomputertje aangeschafte IntelliSync-synchronisatie programaatje (www.pumatech.com) kan het weer wél. Verkoopinfomatie: A-line, tel: 035-6956500.

Exchange Server Administrator

Om gemakkelijker instellingen te kunnen maken en aanpassen heeft Microsoft Exchange een Administration Tool (NT-beheerdersgereedschap), de zogenaamde Microsoft Exchange Server Administrator. Met de Exchange Server Administrator kan het complete serverprogramma worden beheerd: van het toevoegen van gebruikers tot het instellen van logging (verslag van activiteiten die op de server plaatsvinden). We lichten de belangrijkste onderdelen toe.

De Exchange Server Administrator heeft een grafische interface die lijkt op Windows Verkenner. Het geeft in twee vensters een overzicht van de organisatie en van alle objecten die zich in een site bevinden. Het linker venster toont in een boomstructuur een overzicht van sites en servers weergeven. Wanneer men op een van de elementen in het linker venster klikt, verschijnt in het rechtergedeelte – het Contents venster – een overzicht van de inhoud.

Typen objecten

Er zijn twee typen objecten binnen Exchange: het containerobject en het leafobject. Het verschil tussen deze objecten is dat een containerobject andere objecten kan bevatten en een leafobject niet. Sites en distrubution lists zijn bijvoorbeeld containerobjecten, e-mailpostbussen en connectors zijn leafobjecten.

Functies van 'objecten'

De Exchange Server Administrator geeft toegang tot een serie objecten waarvan de functies hieronder staan omschreven:

Organisation - dit is het hoogste containerobject binnen Exchange Server. Deze container bevat informatie die door de hele organisatie wordt gebruikt, zoals Address Book Views en Publieke Mappen.

Address Book Views - met de Exchange Server Administrator is het mogelijk om alle e-mailadressen die in het Adresboek van Exchange aanwezig zijn te groeperen zoals de gebruiker het wil. Het resultaat heet een Address Book View. Het is mogelijk om meerdere Views te maken op hetzelfde adresboek. Bijvoorbeeld een View waarin de adressen gegroepeerd zijn op naam en plaats en een waarin ze op e-mailadres en naam zijn gesorteerd. Dit maakt het makkelijker om e-mail adressen te vinden.

Mappen - de Publieke Mappen kunnen mappen zijn die alleen binnen de organisatie worden gebruikt, maar het kunnen ook Internet Nieuwsgroepen zijn. Op deze plaats worden alle toegangsrechten beheerd die op de mappen van toepassing zijn. Het is ook mogelijk om deze mappen te delen met mensen die niet in Exchange zijn ingevoerd als user, bijvoorbeeld via het Internet.

Global Address List - de Global Address List of Algemene Adreslijst bevat alle recipients (zie hieronder) op de Exchange Server. Het is mogelijk adressen te 'verbergen', zodat zij niet op de lijst verschijnen.

Configuration - onder de kop Configuration is alle informatie toegankelijk over de manier waarop Exchange Server functioneert. Zaken als de wijze waarop de Exchange Server met andere mail servers communiceert en hoe de update van Internet Nieuwsgroepen plaatsvindt, worden in deze container opgeslagen.

Servers - op deze plek wordt geadministreerd hoe de servers zijn geconfigureerd. De configuratie is per server geregeld, er is geen configuratie voor de gehele site. Elke server binnen de site kan een andere taak kan uitoefen. De ene server kan bijvoorbeeld alle interne mail regelen en een andere de externe mail.

Recipients - Microsoft Exchange Server ontvangt berichten en informatie via recipients. Voorbeelden van recipients zijn: mailboxes, distribution lists, custom recipients, publieke mappen en mailbox agents.

Een Distribution list is een lijst waarin meerdere recipients zijn opgenomen, zodat een bericht eenvoudig in één keer naar alle recipients op die lijst kan worden verstuurd. Zo kun je een bericht versturen naar afdelingsnaam@bedrijf.nl (de distribution list). Alle mensen op die afdeling ontvangen het bericht dan in hun persoonlijke postbus.

Een Custom Recipient is een recipient die geen deel uitmaakt van de Exchange site (zie 'Exchange Server in de praktijk', deel 1), het lokale Postkantoor of de organisatie.

Publieke mappen zijn mappen waarbinnen men discussies kan voeren met mensen van binnen en buiten de organisatie. Deze mappen kunnen ook bestanden en documenten bevatten. Men kan deze mappen bijvoorbeeld gebruiken om projectmappen, documenten, bestanden, informatie en berichten op een centrale plaats te bewaren.

Mailbox agents zijn kleine programmaatjes die e-mailberichten lezen en daarop een bewerking uitvoeren. Een voorbeeld van een mailbox agent is de Schedule+ Free/Busy Connector. Wanneer per e-mail een speciaal bericht binnenkomt waarin iemand vraagt of hij een afspraak kan maken, controleert deze agent of de uitgenodigde medewerkers ruimte hebben in hun agenda om de vergadering bij te wonen.

Mailboxes zijn e-mailadressen, meestal gekoppeld aan een persoon of afdeling, bijvoorbeeld billg@microsoft.com.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine winter 1999

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In een Address Book View legt de beheerder vast hoe e-mailadressen worden gesorteerd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Exchange 2000

Exchange 2000 Server benut de voordelen van Windows 2000 volop. Sterker nog: Exchange 2000 Server zal uitsluitend werken met Windows 2000.

Vernieuwingen

Hieronder geven wij de belangrijkste vernieuwingen aan ten opzichte van Exchange Server 5.5:

Integratie met Active Directory - de Active Directory vormt in Windows 2000 het centrale punt voor onderhoud van alle objecten binnen de organisatie. Ook alle informatie van Exchange 2000 Server, waaronder mailboxes, users, servers, sites en custom recipients, wordt opgeslagen in de Active Directory van Windows 2000.

Multiple Message Databases - Exchange 2000 kan zijn databases over meerdere servers verdelen. Daardoor kan de beheerder een server afsluiten wanneer zich een probleem voordoet, terwijl de andere servers blijven draaien. Deze functie is zeker praktisch wanneer een Exchange database moet worden hersteld, maar het komt ook van pas bij het maken van backup-strategieën. Men kan namelijk van verschillende gedeelten van de Exchange database een afzonderlijke backup maken.

Storage Groups - Storage Groups zijn Exchange Databases die dezelfde transaction log gebruiken. Dit maakt het mogelijk om alle databases vanuit een centrale plaats te backupen, herstellen en beheren. Exchange 2000 Server kan ook meerdere databases op één server draaien. Daardoor kan Exchange 2000 met meerdere Storage Groups werken, zodat het mogelijk wordt om tegelijkertijd meerdere databases op tape, MO-disk of cd te zetten. Omdat er maar één transaction log naar de backup wordt geschreven voor alle databases binnen de Storage Group, verloopt het backuppen sneller.

Microsoft Management Console (MMC)

Windows 2000 maakt intensief gebruik van de Microsoft Management Console (MMC). Omdat ook Exchange 2000 deze benut, wordt het beheer van Exchange en andere Microsoft Backoffice Servers gemakkelijker. Het is dankzij MMC mogelijk om vanuit één venster zowel Exchange Server als de Internet Information Server te beheren. Dit maakt het configureren van bijvoorbeeld Outlook Web Access een stuk eenvoudiger en sneller.

Exchange 2000 Server Management voegt drie functies aan de MMC toe:

Exchange System Manager; dit is de vervanger van Microsoft Exchange Server Adminisitrator;

Active Directory Users and Computers wordt gebruikt om nieuwe e-mailaccounts en mailboxen aan te maken;

Internet Services Manager dient voor het beheer van de Internet-specifieke HTTP-, SMTP- en NNTP-instellingen.

Ook de gereedschappen die andere bedrijven voor Exchange 2000 ontwikkelen zullen in de MMC komen te staan, waarmee alle services van en voor Exchange 2000, via één interface te beheren zijn.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine winter 1999

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Samenwerking met Office 2000

In dit deel kijken we meer naar de gebruikerskant van Exchange. Daarbij komen de volgende onderdelen aan bod: de samenwerking tussen Exchange Server en Office 2000 (in het bijzonder Microsoft Outlook) en de samenwerking tussen Exchange Server en andere Microsoft Backoffice-producten.

Public folders

Met de combinatie van Office 2000 en Exchange Server maakt Microsoft het mogelijk dat meerdere personen intensief samenwerken via één interface. De basis vormt Exchange Server, dat niet alleen een e-mail server is, maar ook een database waarin gegevens over samenwerking worden bijgehouden. Om samen aan bestanden te kunnen werken, worden ze opgeslagen in de Public folders van Exchange. Deze folders kunnen door de medewerkers die samenwerken aan een project zelf worden aangemaakt. Ook kunnen de teamleden zelf bepalen welke personen (of andere teams) welke toegangsrechten krijgen.

De bestanden die in de Public folders zijn opgeslagen kunnen met Outlook 2000 worden bekeken. De manier waarop de bestanden worden getoond (de View) kan men zelf aanpassen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om van alle bestanden uit de Office-suite ook de eigenschappen te laten tonen. Omdat de Public folders centraal (op de server) worden opgeslagen en beheerd, worden taken zoals replicatie en het maken van een back-up eenvoudig ook centraal verzorgd.

Contact Activity Tracking

Een nieuwe optie in Outlook 2000 is de zogenaamde Contact Activity Tracking. Met deze optie worden alle contacten die met een klant hebben plaatsgevonden per klant opgeslagen en beheerd. Alle verstuurde e-mail berichten, faxen en geplande vergaderingen worden dan bijvoorbeeld geadministreerd. Wanneer al deze berichten en afspraken in de public folders worden opgeslagen en gedeeld, kunnen medewerkers op verschillende afdelingen zien wat de status van een klant is.

Met de Mail merge capabilities kunt u een mailing per e-mail versturen. Dat gebeurt door een standaardbrief samen te voegen met een of meer adreslijsten uit Exchange. Daarbij kan een selectie uit de adressen worden gemaakt op basis van eigenschappen die in de adreslijst staan, of de geadresseerden kunnen één voor één uit de lijst worden gekozen.

In Outlook 98 en Outlook Express bestaat de mogelijkheid om bepaalde regels (rules) los te laten op binnengekomen e-mailberichten. E-mailtjes met een bepaalde eigenschap werden automatisch op een van te voren vastgestelde manier verwerkt. Alle mail die van een bepaalde afzender komt of een die een zeker trefwoord op de onderwerpregel heeft staan, wordt bijvoorbeeld gekopieerd of verplaatst naar een andere map. Outlook 2000 gaat hierin een stapje verder, namelijk door deze regels ook op de Exchange Server te laten draaien. Het voordeel hiervan is dat deze regels ook worden uitgevoerd als de gebruiker bijvoorbeeld op vakantie is. Met zo'n regel die op de Exchange Server draait, kan deze gebruiker binnengekomen e-mails eenvoudig doorsturen naar collega's. Er kunnen nu ook regels worden opgesteld waarmee binnengekomen e-mails die aan bepaalde eigenschappen voldoen direct op een printer worden afgedrukt. Dit kan handig zijn wanneer bijvoorbeeld e-mails binnenkomen die erg belangrijk zijn en die fysiek gearchiveerd moeten worden.

Workflow

Een andere mogelijkheid van Outlook is het gecontroleerd rondsturen van berichten door de organisatie. Outlook maakt gebruik van het adresboek van Exchange om berichten in een bepaalde volgorde naar mensen te versturen. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een aanvraag voor een vrije dag te voorzien van de juiste goedkeuring. Het bericht kan op twee manieren door de organisatie worden verstuurd, namelijk parallel of serieel. Parallelle berichten worden tegelijkertijd naar verschillende mensen gestuurd. Seriële berichten worden eerst naar een persoon gestuurd. Wanneer deze persoon een actie onderneemt (bijvoorbeeld goedkeuring geeft voor de aangevraagde vrije dag), wordt het bericht met die goedkeuring doorgestuurd naar de volgende persoon. Zo komt workflowmanagement binnen handbereik voor iedere organisatie.

Formulieren ontwerpen

Binnen Outlook 2000 is een aantal standaardsjablonen voor formulieren aanwezig. Daarnaast is het mogelijk om zelf formuleren te ontwerpen. Aan deze formulieren kunnen voorwaarden en acties worden gekoppeld. In combinatie met de workflow-functie zijn bepaalde processen hiermee te automatiseren. Het is ook mogelijk om een formulier aan een public folder te koppelen, waardoor meer controle op de inhoud van de public folder mogelijk is.

De methode waarmee formulieren worden ontworpen lijkt op Visual Basic. Door middel van drag and drop worden verschillende onderdelen toegevoegd aan een formulier. Met behulp van Visual Basic voor Applications (VBA) kunnen functies binnen het formulier worden geautomatiseerd. Deze formulieren zijn ook te publiceren op de pagina van Outlook Web Access, maar helaas is er geen wizard die het nodige vertaalwerk doet. Het voordeel van Outlook Web Access is dat het gebruikmaakt van een zogenoemd DAO (data access object). Daardoor kunnen overal dezelfde formulieren worden ingezet. Het maakt dan niet meer uit hoe de gebruiker de Exchange Server benadert.

Over documenten discussiëren

Sinds de introductie van Office 2000 is het ook mogelijk om via het Internet over documenten te discussiëren. Met Exchange Server kan men hierin nog een stap verder gaan. Het is dan mogelijk om ook de discussies in folders te groeperen. Hiervoor is Outlook Team Folders voor Exchange Server beschikbaar. Een wizard help bij het aanmaken verschillende folders, die elk een eigen functie hebben, zoals folders voor klantgegevens en folders voor het centraal bewaren van projectdocumenten. De informatie in deze folders is ook via het Internet met elkaar te delen. Wanneer men ook de Office 2000 Server Extensions gebruikt, kunnen de documenten binnen de folders zelfs online worden besproken. Onderwerpen die voor deze interactieve manier van bespreken in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld het maandbudget of een rapport over de omzet van het afgelopen jaar.

Exchange en andere Backoffice Servers

Omdat Exchange Server een onderdeel is van het Microsoft Backoffice Platform, kunnen in combinatie met andere Backoffice Servers standaardoplossingen worden geboden. De mogelijkheden zullen met de komst van Windows 2000 verder toenemen. Vooral de beheerfunctie van de verschillende Backoffice Servers zal eenvoudiger worden.

Onder Windows (zowel NT als 2000) maken alle Backoffice Servers gebruik van dezelfde gebruikersdatabase. Het is daardoor bijvoorbeeld relatief gemakkelijk om een toepassing te ontwikkelen waarbij een bezoeker op het Internet een formulier invult, waarna de database van Microsoft SQL Server informatie doorstuurt naar een Exchange gebruiker. Ook kan Microsoft SQL Server direct gebruikmaken van de Exchange Information Store. Daardoor wordt het mogelijk om een organisatie in een hiërarchisch schema weer te geven, of om verkoopcijfers aan medewerkers te koppelen. Een andere vorm van integratie hebben wij in het vorige deel besproken (Windows Magazine winter 1999, p. 64-68), namelijk de koppeling tussen de Internet Information Server en Exchange (Outlook Web Access).

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine lente 2000

 

 

 

Op het tabblad machtigingen van het menu eigenschappen worden de rechten toegekend

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Een afsprakenvenster in de ontwerpmodus

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beheermogelijkheden

Exchange biedt zeer uitgebreide beheermogelijkheden. Helaas is het niet mogelijk ze hier allemaal te beschrijven. Daarom lichten we de belangrijkste onderdelen toe.

Monitoring

De beheerder van de Exchange Server kan verschillende processen gemakkelijk in de gaten houden (monitoren). Hierbij maakt Exchange gebruik van de Performance Monitor van Windows NT Server. Exchange Server kent de volgende standaard monitoring-functies:

Health

Laat zien in welke mate Exchange de processor belast. Als deze belasting te groot wordt, kan dat gevolgen hebben voor de prestaties van de server. Een oorzaak van die zware belasting zou bijvoorbeeld een te grote fragmentatie van de Exchange Information Store kunnen zijn.

[4b-pic3.tif]

[bijschr] De belasting van de processor in beeld

History

In History is te zien hoe groot de work queue (de hoeveelheid nog af te handelen opdrachten) is geweest in relatie tot het aantal gebruikers. Als deze verhouding uit balans is, kan het zijn dat enkele gebruikers hele grote bestanden proberen te verzenden. Om dit te verhelpen kan men een grotere server plaatsen of de maximale toegestane grootte van berichten beperken.

IMS Queues

Onder IMS Queues is te zien hoeveel berichten er in de wachtrij staan om naar het internet te worden verstuurd of ervan af te worden gehaald. Wordt dit aantal te groot, dan kan men de interval verkleinen waarmee de server berichten verstuurt en ontvangt.

IMS Statistics

IMS Statistics geeft inzicht in het aantal e-mailberichten dat de Internet Mail Service ontvangt of verstuurt. Wanneer dit aantal een te grote belasting van de server tot gevolg heeft, kan de oorzaak zijn dat de internetverbinding slecht werkt of dat de adressering (routering) van berichten niet juist is, waardoor ze steeds terugkomen.

IMS Traffic

Hoeveel berichten er intern en extern (internet) worden verstuurd kunt u zien met IMS Traffic. Hieraan is af te lezen hoe de medewerkers van een organisatie gebruikmaken van de Exchange Server.

Exchange Server Load

Deze monitor laat zien waarmee Exchange bezig is en hoe dat proces verloopt. Het geeft de beheerder inzicht in de manier waarop Exchange Server zijn werk verricht, welke onderdelen de meeste tijd van Exchange eisen en waar de meeste berichten naartoe gaan.

Exchange Server Load Queues

Het onderdeel Queues geeft inzicht in de lengte (het aantal berichten) en grootte (de omvang van de berichten) van de verschillende Exchange Queues. Dit wordt apart weergegeven voor in interne, externe en Exchange Werk queues.

Exchange Server Load Users

De laatste standaard monitor die we hier bespreken is de minste uitgebreide. Users geeft alleen aan hoeveel gebruikers op een bepaald moment verbinding hebben met de Exchange Server.

Eric Schreiber en Duncan Bool zijn beiden adviseurs bij iTree automatisering

Uit: Windows Magazine lente 2000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

privacy policy