Extra's en utilities voor Exchange 2000

R.S. Amesz

Een uitgebreide set utilities en "must haves" voor exchange 2000 is te vinden in het software pakket Mail Essentials 2000 van GFI software Ltd (www.gfi.com).
Waar een mail server zoals Microsoft's Exchange zich voornamelijk bezig houdt met het verzenden, ontvangen en distribueren van e-mail, bewaakt een pakket als mail essentials juist wat er daadwerkelijk verstuurd en ontvangen wordt. Mail essentials is echter meer dan een "simpele" smtp mail server, en grossiert bijna in extra's en functies die het gebruik en beheer van een Exchange  2000 een stuk veiliger en makkelijker maken.

Het pakket laat zich makkelijk installeren en fungeert feitelijk als een smtp gateway voor de eigenlijke mail server. In dit geval Microsoft Exchange.

Tijdens de installatie van Mail Essentials zijn er drie verschillende installatie opties:

    - installatie op een apparte pc
    - installatie op de exhange server (alleen inkomend verkeer wordt gechecked)
    - installatie op de exchange server (inkomend en uitgaand verkeer wordt gechecked)

Na installatie laat het pakket zich configureren via een Microsoft Management Console snap-in MESCFG.

 

Mail Essentials kun je configureren en aanpassen mbv zogenaamde rules. Voor al deze rules geldt dat zij op een "per user base" aan- of uitgezet kunnen worden. Verder bestaat de mogelijkheid voor alle rules om de betreffende e-mail te verwijderen, in quarentine te plaatsen of deze in een  apparte directory te plaatsen voor een nadere analyse. Zender en ontanger kunnen dmv een zelf te configureren bericht op de hoogte gebracht worden van het feit dat de betreffende e-mail door Mail Essentials onderschept is. Dit is per onderdeel te configureren en ook per onderdeel van Mail Essentials aan of uit te zetten. Met users worden in het geval van Mail Essentials Exchange mail enabled users verstaan. Dmv een zogenaamde synchronisatie wizard, synchroniseert Mail Essentials de users van Exchange waarna deze binnen mail essentials beschikbaar zijn.

Mail Essentials bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Content checking
    E-mail wordt op basis van een of meerdere woorden in het onderwerp, de message body, of het attachment geweigerd. Tevens is er de mogelijkheid om HTML scripts te verwijderen uit de e-mail en kan e-mail op basis van PGP geweigerd worden.
  • Attachement checking
    Inbound en/of outbound attachments blok op basis van bestands extensie. Het blokken van attachments die groter zijn dan een vooropgegeven waarde is ook mogelijk.
  • Disclaimers
    Op basis van e-mail domein kan er een algemene disclaimer aan iedere uitgaande e-mail toegevoegd worden. Is de Exchange server verantwoordelijk voor de mail afhandeling van meer dan 1 domein, dan kan er per domein een apparte disclaimer geconfigureerd worden.
  • Auto replies
    Op basis van e-mail adres, kan er automatisch een reply gegenereerd worden eventueel met een standaard attachment.
  • Anti spam rules
    Een extra soort content checker die op basis van woorden e-mail blokeert. Tijdens installatie zijn de meest gangbare spam e-mail onderwerpen reeds aangemaakt. Tevens geeft deze optie de mogelijkheid om e-mail van blanko afzenders of e-mail van bepaalde domeinen tegen te houden.
  • Virus checking
    Inkomend en/of uitgaande anti virus check op basis van Norman Antivirus software. Updates kunnen automatisch worden opgehaald en geinstalleerd. Na iedere update wordt de administrator hiervan op de hoogte gesteld.
  • Archiving
    Mail essentials biedt de mogelijkheid om alle inkomende en uitgaande e-mail te archiveren in ofwel een text bestand ofwel een database op basis van een ODBC alias.
  • Pop 3
    Als laatste optie heeft Mail Essentials de mogelijkheid om pop3 boxen leeg te "poppen" en deze op basis van Exchange users naar de juiste Exchange mailbox te routeren. Dit kan op basis van een vaste internet verbinding of op basis van vooropgezette dial-up verbinding. Meerdere pop3 accounts via verschillende servers kunnen op deze manier benaderd worden.

Al met al een volledig en goed uitgerust software pakket, dat de moeite van het bekijken meer dan waard is. Het pakket integreert volledig met windows 2000 en Exchange en heeft zeer veel mogelijkheden.

Is er dan helemaal geen kritiek?, jawel, natuurlijk zou ik bijna zeggen.

Op user basis configureren klinkt leuk, met een gebruikers-aantal van onder de 100 is dit ook zeker prima te doen. Beheer je echter een grotere organisatie en bestaat er de behoefte aan afzonderlijke veiligheids niveau's dan zou op groep basis configureren wel erg handig zijn.

Het configureren van mail essentials op de exchange server, dat in veel kleinere organisaties voor zou kunnen komen (kosten overweging) is niet zo eenvoudig als het lijkt!. De manual die GFI software met mail essentials verspreid geeft een duidelijke uitleg hierover, op deze manier krijg je het prima aan de praat maar creeer je wel een open relay! . Enige Exchange-, Windows2000 en Fire wall kennis is absoluut noodzakelijk voor een goede en dichte configuratie van het geheel.

Als laatste wil ik een kritische noot plaatsen bij het archiveren van mail. Ik ben geen juridisch expert, maar aan het archiveren van inkomende en uitgaande mail zitten, volgens mij althans, nog wel wat haken en ogen, en ik betwijfel of je dit zomaar aan zou mogen zetten. Mail Essentials biedt niet de mogelijkheid dit voor bepaalde gebruikers aan of uit te zetten. Het is ofwel alles, ofwel niets archiveren.

Interesse gewekt?, na het verstrekken van wat standaard NAW en e-mail gegevens is er op de website van GFI Software, www.gfi.com,  een trial version te downloaden die je vrijblijvend 90 dagen kunt proberen.

privacy policy